الاطّلاع إلى أهم تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة الخاصة بصاحب العمل أمر في منتهى الأهمية، فهذه التقارير تعمل على توفير نظرة ثاقبة عن الحالة العامة بأنشطة مبيعات الشركة، كما تعمل على إظهار الاتجاهات والتريندات المتنوعة التي يشهدها حجم المبيعات خلال مدة زمنية مخصصة وبذلك معرفة أسباب زيادة أو نقصان المبيعات في وقت معين عن غيره كما أنها تقوم بمهام أخرى كثيرة أيضًا.
تقارير المبيعات والحسابات
إنّ تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة دومًا من قبل أصحاب الأعمال يعتبر إنشائها أمر في منتهى الأهمية. كما أنّ هذه التقارير لها فعالية أيضًا في تحليل الخطوات المتنوعة مثل أداء مديري المبيعات التنفيذين ومسارات المبيعات وما على ذلك من أمور أخرى.
فهي تقوم بطرح لقطة من ممارسات الشركة خلال فترة معينة لأجل تحديد القرار الأفضل الذي لابد من اتخاذه مع نوع الالتزامات اللازم تنفيذها كما يتم فيها إدراج تقييمًا للموقف بصفة عامة.
تساعدك هذه التقارير بصفة عامة في العثور على أجدد الفرص المحتملة داخل السوق مما سيمكنك من تحسين نتائجك بكل تأكيد.
ومن الجدير بالذكر أنّ البيانات التي ترسل في تقرير المبيعات سوف تغذي بدرجة كبيرة القرارات الخاصة بالمبيعات، على سبيل المثال:
- قدرتها على التحكم في إيقاف عدد من المنتجات
- العمل على زيادة الأسعار
- دفع المكافآت
لذا لابد دومًا من السعي إلى إنشاء تقارير المبيعات الواضحة والموجزة في الوقت ذاته لإظهار أهم البيانات الأساسية التي تبعد الشركة عن أي معوقات وتضعها في طريق سلس لكي تتمكن من تحقيق النجاح والنمو الذي تسعى إليه بشكل مستمر.
طريقة إنشاء تقارير المبيعات والحسابات
عندما تقوم بكتابة التقارير الخاصة بالمبيعات أو عمل الحسابات المطلوبة عليك أن تأخذ في اعتبارك أهدافك الأخيرة.
فعلى سبيل المثال عليك بوضع وطرح عدد من الأسئلة الهامة، مثل:
- لماذا يتم الإبلاغ عن تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة ولمن يتم تسليم هذا التقرير وما هي أهم العناصر التي تكون في هذا التقرير؟
فبعد وضع جوابًا تفصيليًا عن مثل هذه الأسئلة ستتمكن من التعبير بكل سهولة عن هذه التقارير جنبًا إلى جنب لأخذ النصائح التالية في اعتبارك أيضًا والسعي إلى تنفيذها على أكمل وجه.
اكتشف جمهورك المستهدف
هذه من أولى الأمور التي لابد أن تأخذها في اعتبارك عند إنشاء التقارير، فدائمًا وأبدًا لابد من مراعاة الجماهير المستهدفة ومتطلباتهم فيما تقدمه.
كما لابد أيضًا أن تفكر ببعض المعلومات التي تحتاج إليها لإدراجها في هذه التقارير.
فإتمام هذا الأمر يعد بالغ الأهمية لأنه سيمكنك من التعرف على أهم البيانات التي عليك بتوفيرها داخل التقارير حيث أن تقرير المبيعات لابد أن يكون قادر عكس متطلبات كافة الجماهير.
فمثال على ذلك الأمر: ستكتشف أن البيانات الخاصة بمدير التسويق والتي تهمه ستكون مختلفة جدًا عن المعلومات التي يقوم المدير المالي بالمطالبة بها.
وفي مقابل ذلك، ترى أن المدير المالي تختلف رغباته نوعًا ما عن مدير التسويق فهو يرغب في الحصول على كافة النفقات وأرقام المبيعات كما أنه يكون دومًا بحاجة إلى معرفة تنبؤات المبيعات بدقة تامة.
بينما مدير التسويق يرغب في معرفة قنوات التسويق التي تمّ استخدامها وعدد العملاء المحتملين أو الفعليين الذين أتوا من كلّ قناة وكم كانت تكلفة الحصول على عميل محتمل أو تكلفة الحصول على عميل فعلي.
اختار البيانات الصحيحة عند إنشاء تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة
عليك أن تسعى إلى طرح البيانات الصحيحة دومًا والقادرة على عكس صورة واضحة ودقيقة جدًا عن أداء فريق المبيعات.
فهذا سيساندك جدًا في اتخاذ أفضل قرار ممكن.
فمن الجدير بالذكر أن تقرير المبيعات الذي ستنشئه لابد أن يكون قادرًا على وضع أجوبة تفصيلية على مجموعة من الأسئلة الرئيسية، مثلما يلي:
- ما هي الأهداف المرغوب تحقيها بعد إتمام عملية المبيعات؟
- كم يبلغ قيمة الدخل المواجه للمصروفات خلال مدة زمنية محددة؟
- ما هي الطريقة المتبعة لعمل مقارنة بين المبيعات خلال الوقت الحالي مع المبيعات خلال أي مدة سابقة؟
- اذكر الخدمات أو المنتجات التي تحقق معدلات أكبر من المبيعات؟
- ما هي الخدمات أو المنتجات التي لا تلبي النتائج المتوقعة؟
- هل يوجد توقعات شهرية للمبيعات الشهرية والربع سنوية والمستقبلية للسنة القادمة وكم تبلغ؟
حدد الفترات الزمنية
إنّ ضبط الفترات الزمنية وتحديدها يساعد في طرح تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة الصريحة والمركزة.
لذا قم دومًا بتحديد فترة زمنية مخصصة لذلك لأن هذا الأمر سيوفر لك القدرة على عمل مقارنات دقيقة من مدة لمدة أخرى بكل سهولة.
على سبيل المثال: سترى من خلال إتمامك لهذا الأمر أن التقارير السنوية قادرة على عرض، ما يلي:
- الاتجاهات الأساسية في هذه الصناعة
- عادات الشراء للعملاء
- نتائج المبادرات الأساسية التسويقية
حدد الرسومات البيانية الملائمة
هذا العامل في منتهى الأهمية لأن الوسيلة المتبعة لنقل البيانات سواء الرسومات أو غيره لا تقل أبدًا من البيانات ذاتها من حيث الأهمية.
كما أنّ المهمة الأساسية لتقرير المبيعات الجيدة تتمثل في نقل البيانات بأسلوب تستطيع فهمه وقابلية سلسة في التنفيذ، والجدير بالذكر أنّ الرسوم البيانية قد تعكس المعلومات بشكل أفضل.
لأن الرسوم البيانية تعمل على توضيح معدل زيادة مبيعات أي منتج خلال فترة زمنية محددة (مثلا: الخمس سنوات السابقة) وهذا يعتبر بديل متميز من الاضطرار إلى وضع الأرقام في الجدول ومقارنتها يدويًا أو بصريًا.
لذا فإن تصميم البيانات بشكل مرئي لا يختصر فقط على إنشاء تقارير مبيعات سهلة القراءة فقط بل لابد من السعي إلى إنشائه ليكون قادرًا على عمل بيانات يمكن قراءتها في وقت قصير واتخاذ القرار بناء على ذلك.
أنواع الرسومات البيانية الشهيرة:
-
مخطط شريطي / رسم بياني (Bar Chart/Graph)
-
مخطط دائري (Pie Chart)
-
رسم بياني خطي أو مخطط (Line Graph)
-
النقاط المحددة (Scatter Plot)
ملخص تقرير المبيعات أو الحسابات
إتمام هذه الخطوة يعد ضروري لأن الإدارة العليا لا تملك دومًا الوقت الكافي لقراءة كافة تفاصيل التقرير.
لذا سترى أنها بحاجة لملخص قادر على سرد أهم النقاط الواضحة.
هذا الملخص التنفيذي قد يكون في بداية تقرير المبيعات حيث يتم إنشائه قبل القيام بإدخال النتائج أو البيانات.
ويعتبر ذلك هو الخطوة الأخيرة المطلوبة منك عند إنشاء تقارير المبيعات والحسابات المطلوبة والخاصة بأصحاب العمل نظرًا لأنه سيعمل على تلخيص الأفكار المستخرجة الأساسية بشكل مباشر.
ما هي العناصر الرئيسية التي لابد من توافرها في تقارير المبيعات؟
تحتوي تقارير المبيعات التي تقدم من الموظف لمدير المبيعات على عدد من النقاط الأساسية، مثلما يلي:
- كميات المنتجات التي تم بيعها
- البيع النقدي أي مجموعة المصروفات التي تم تحصيلها
- معرفة هل متوافر دفع مؤجل أي بيع بالأجل أم لا؟
- في حالة تواجد مواد مصنفة عدة لابد من ذكر نوع المبيعات
- التطلع إلى المخزون الاحتياطي أي الرصيد المتوفر لإتمام المبيعات وإدراجه
- تحديد المنتجات أو الخدمات المطلوبة بدرجة أكبر
- تحديد المنتجات أو الخدمات المطلوبة حتى وإن كانت غير مؤمنة
