نقدم لك في هذا المقال كل ما يخص فوائد استخدام الفواتير الالكترونية ومعوقاتها بصفة عامة، بالإضافة إلى الأنظمة السحابية وكل ما يخصها أيضًا، فإن كان لديك شغف بالغ في معرفة كل هذه الأمور لا تضع قراءة هذا المقال تفوتك.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية
قبل أن نتطرق لشرح فوائد استخدام الفواتير الالكترونية علينا أن نكتشف التعريف التفصيلي للفواتير الالكترونية من الأساس.
الفاتورة الالكترونية عبارة عن فاتورة تقليدية لكنها تصدر وتحفظ وتعدل وترسل بأسلوب الكتروني 100% أي أنها تتم بشكل أساسي بالاستناد إلى برنامج ونظامًا الكترونيا.
مثال توضيحي لتعريف الفاتورة الالكترونية:
أي فواتير تكتب باستخدام خطوط اليد ولكنها تصور باستخدام السكانر (الماسح الضوئي) هي فواتير الكترونية.
والجدير بالذكر أن هذه الفواتير مختصة اختصاص أساسي بالفواتير الضريبة.
ومن المعروف عن الفواتير الضريبية أنها في الأغلب تكون عبارة عن فواتير يتم إصدارها في صورة مستندًا تجاريًا رئيسيًا.
وهي تصدر بغرض توضيح كلًا من الخدمات المطروحة والسلع للعميل من خلالها بالإضافة إلى إثبات وطلب الأسعار الأساسية اللازم تسديدها مقابل الحصول على الخدمات والسلع.
ولأن الفواتير الالكترونية هي ذاتها الفواتير الضريبية إذن لابد أن تشمل هذه الفواتير كافة احتياجات الفاتورة الضريبية الرئيسية والتي سنوضحها لكم بشكل تفصيلي في الفقرات القادمة.
ماذا تشمل الفواتير الالكترونية؟
الفواتير الالكترونية شبيهه تمامًا بالفواتير الورقية المعروفة.
ففي الأغلب ترى أن الفواتير الالكترونية هي ذاتها الفواتير الورقية ولكن الاختلاف يكمن فقط في أنها تقدم في صورة نسخة رقمية.
والجدير بالذكر أن الفواتير الالكترونية تشمل كافة البيانات الرئيسية المرتبطة بالدفع، على سبيل المثال:
- الكمية
- التاريخ
- بيانات المشتري والبائع
- معايير الدفع
ففي الأغلب إن الأمر الذي يختلف فيه الفواتير الالكترونية عن الفواتير الاعتيادية فقط يتمثل في:
قيام عدد من البائعين بإضافة رابطًا الكترونيا مع الفواتير الالكترونية عكس الفواتير التقليدية فهي لا تحتوي على مثل هذه الروابط بكل تأكيد.
ومن المعروف أن هذا الرابط الالكتروني يعطي المشتري الإمكانية التامة في الوصول إلى بوابة الدفع الالكترونية.
هذه البوابة تمكن المشتريين من معرفة التفاصيل الخاصة بالفاتورة وبالتالي امتلاك القدرة على تسديد الفاتورة مباشرة.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية بنظام الكاشير السحابي
تعرف على فوائد استخدام الفواتير الالكترونية مع نظام الكاشير السحابي من خلال الاطلاع إلى الفقرات القادمة:
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: التحكم في المدخرات المالية
كثير من المستخدمين يلجئون إلى خيار الدفع الالكتروني لعديد من الأسباب، مثل:
سد الفواتير الخاصة بهم خلال جلسة سلسة واحدة فقط أو لأجل الحصول على الفواتير الأخيرة اللحظية خلال الفترة المخصصة فقط أي دون الاضطرار إلى الانتظار لفترة طويلة من الوقت.
فالفواتير الالكترونية لا تجعلهم يقوموا ببعث الحساب بالبريد فقط بل تمكن العملاء من أن يراقبوا النشاط المصرفي الخاص بهم بصورة رقمية.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: الدفع بمرونة
أي كانت وسيلة الدفع فإن كانت نقدية أو بالشحن أو الشيك.
فالعملاء يرغبون بشكل أساسي في الحصول على وسائل تلائم الاحتياجات المالية الخاصة بهم قدر الإمكان.
وبالتالي فإن الاعتماد على وسائل الدفع الالكتروني كفاتورة حلول الدفع الالكتروني وغيره من الوسائل الفعالة الأخرى جعل الدفع أكثر مرونة.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: البساطة والراحة
توفير مجموعة مختلفة من أساليب الدفع للعملاء بالإضافة إلى خيار الدفع من خلال الإنترنت يعطي العملاء أقصى درجات البساطة والراحة الممكنة التي يحتاجون إليها بكل تأكيد.
فيقوم بمنحهم الحرية التامة في تحديد موعد الدفع بالإضافة لاختيار المكان وطرق الدفع أيضًا.
فيوجد كثير من أنظمة الدفع الالكترونية المتنوعة كالباي باي ومواقع أخرى كثيرة أيضًا وغيرهم من الطرق الأخرى التي تمكن العملاء التابعين لك من الدفع في أي منطقة.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: التذكير للبريد الالكتروني
إن التخلي عن الرسوم أو المدفوعات المتأخرة سيكون أكثر سهولة عندما ترسل تذكيرًا قريب من أو ضمن مستحقات الدفع.
فطرح رابط (الدفع الآن) يعمل على تبسيط عملية الفوترة بصورة أكبر.
وهذا ما يطرحه عديد من مواقع دفع الفاتورة الموثوقة.
ففي الأغلب من خلال رابطًا واحدًا ستتمكن من تحصيل الأموال الخاصة بك بشكل الكتروني مع سداد الفواتير الالكترونية التي ستستحقها.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: النظام
أمر مرجح ومحتمل مع كثرة الفواتير ان تفقد التركيز قليلًا بشأن الأموال الخاصة بك.
ولكن قيامك بدفع الفواتير بشكل الكتروني يساندك في تنظيم السجلات.
تستطيع بكل سهولة أن تتعرف على الأموال الخاصة بك سواء التي تستحقها أو الحالية.
كما يمكنك أن تتطلع على التقارير التي تقدم لك لأجل فحص المبيعات التي تمت في الموقع الالكتروني الخاص بك أو المتجر إن قمت بالاعتماد على الفواتير الالكترونية.
وهذا سيشعرك بالنظام التام الذي ستسعى إليه لذا فهو من أهم فوائد استخدام الفواتير الالكترونية.
فوائد استخدام الفواتير الالكترونية: توفير كثير من الوقت
دفع الفواتير الالكترونية لن يضيع عليك سوى دقائق معدودة فور أن تنتهي من إتمام خدمة دفع الفواتير الالكترونية التي تتم من خلال الهاتف المحمول أو عبر الإنترنت.
ففي الوقت الحالي تمكنت وسائل الخدمات المصرفية التي تتم من خلال الإنترنت، مثل:
- بايبال
- سترايب
- فاتورة
من توفير أقصى درجات الأمان مقارنة بالطرق الأخرى مثل الدفع باستخدام شيك أو ما إلى ذلك كما أنها تخفض من المخاطر التابعة لسرقة الهوية.
فبالرغم من اعتقاد الكثيرين أن اعتماد الفواتير الالكترونية من الطرق الغير آمنة إلا أنها لم تصبح كذلك فقد أصبحت أمنة بدرجة أكبر إذا ما قورنت بطرق إرسال المعلومات الشخصية الخاصة بك من خلال البريد.
لذا ترى أن الناس خلال الوقت الحالي أصبحوا يتحولون بدرجة أكبر لكشوف الحساب الالكتروني كما أنهم يستندون إلى دفع الفواتير من خلال الإنترنت.
وبالطبع هذا يوفر عليهم كثير من المال والوقت.
تحديات استخدام الفاتورة الالكترونية
كل أمر له جانب إيجابي وجانب سلبي، وينطبق ذلك على الفواتير الالكترونية أيضًا، فمن مصاعب استخدام هذه الفواتير ما يلي:
تطبيق الفوترة الالكترونية
الانتقال لنظام الفوترة الالكترونية يعتبر من التغييرات الضخمة للموظفين التابعين للمتجر الخاص بك أو العملاء بصفة عامة.
فهذا سيتطلب منك محاولات لتدريب الموظفين على عدد من الأمور، مثل:
- طريقة استخدام النظام الخاص بإدارة الفواتير الالكترونية وإصدارها بصفة عامة وما إلى ذلك.
وبالطبع تعليمهم مثل هذه الأمور سيحتاج إلى قضاء بعضًا من الوقت إلى أن يعتادوا على اعتماد النظام بكل كفاءة.
ومن جهة العملاء فقد ترى أن التنقل لنظام الفواتير الالكترونية من الممكن أن يثير القلق لديهم.
لذا ففي الأغلب ستكون في احتياج لأتباع عدد من الأساليب الخاصة التي تعمل على تشجيع العملاء التابعين لك لأجل اعتماد ذلك النظام حين تتعامل مع التجارة الخاصة بك.
قلق العملاء بشأن مخاطر خصوصية البيانات
يوجد احتماليات ضخمة تشير إلى أن رفض العملاء التابعين لك لاعتماد نظام كاشير أو الفوترة الالكترونية بصفة عامة يعود إلى قلقهم من تعرض خصوصيتهم أو معلوماتهم لمخاطر.
فالفواتير والكشوفات تضم عدد من المعلومات الشخصية الحساسة لذا استلام هذه الكشوفات أو تخزينها بصورة يدوية تجعلهم يشعرون بأمان إضافي.
عليك أن تكن على قدرة تامة لشرح لهؤلاء العملاء المدى الأمن لنظام الدفع الالكتروني الذي تقوم باستخدامه للعملاء التابعين لك.
كما أنه من الضروري أن تتمكن من شرح لهم كيفية التأكيد لهم على حماية الخصوصية حين تقوم بتسلم الفواتير.
مثال على ذلك:
القيام بإزالة رسائل الفواتير حين تقوم بقراءتها أو طباعتها، مع التأكيد من امتلاك كلمة السر التي يصعب تخمين هذه الكلمة للبريد الالكتروني الخاص بك.
مشكلة الاتصال بالإنترنت
يعتبر اتصال الإنترنت من مصاعب استخدام نظام الفوترة الالكترونية لأن اتصال الانترنت وسرعته وتوافره بشكل جيد وبصورة يومية ليس بالأمر المضمون على الإطلاق.
فأنت في هذا النظام ومع الأنظمة السحابية بصفة عامة ستحتاج إلى ضمان توافر الإنترنت عند فتح أبواب المتجر لإتمام كافة العمليات الخاصة بالفواتير الالكترونية أي عمليات الإصدار والبيع وما إلى ذلك.
فإن لم يتوافر إنترنت قوي بالتالي فإن إصدار الفواتير ستصبح عائق ينتج عنه شعور عدد من العملاء بالغضب من عدم إكمال عدد من العمليات البيعية.
وهذا سيؤثر سلبًا عليك وعلى منظمتك بكل تأكيد لذا فإن لم تملك إنترنت مضمون أو قوي فسيكون نظام الفوترة الالكترونية غير مجدي للنفع في هذه الحالة بل سيؤثر سلبيًا عليك.
الأنظمة السحابية
الأنظمة السحابية عبارة عن بنيات رئيسية تستخدم في إدارة طاقة التخزين والحوسبة من خلال الاعتماد على عدد من الخوادم البعيدة التي يقوم المستخدمين بالاتصال بها من خلال الاتصال الآمن بالإنترنت.
والجدير بالذكر أن كلًا من اللاب توب أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة وأجهزة الهواتف الذكية بالإضافة للكائنات الأخرى المتصلة أصبحت خلال وقتنا الحالي بمثابة نقاط قادرة على الوصول لعمل التطبيقات أو الاستشارة الخاصة بالبيانات التي أضيفت على الخوادم.
من أهم مميزات الأنظمة السحابية التي تتسم بها هي أنها مرنة للغاية.
وبالتالي هذا يعطي الفرصة أمام الموردين على تهيئة سعة التخزين بالإضافة لقوة الحوسبة بشكل تلقائي قادر على ملائمة جميع متطلبات المستخدم.
إن الحوسبة السحابية بصفة عامة يتم تحقيقها عبر خدمات تخزين البيانات الرقمية ثم يتم بعد ذلك عمل مشاركة لها، مثل:
- Box
- Dropbox
- Microsoft OneDrive
مما يعطي الإمكانية التامة للمستخدمين من قيامهم بتخزين محتواهم الشخصي مثل:
- الصور
- مقاطع الفيديو
- المستندات
- الموسيقى
كما أنها تساندهم في الوصول لها من أي منطقة في العالم.
ما هي خدمات أنظمة الحوسبة السحابية؟
في سياق الحديث عن فوائد استخدام الفواتير الالكترونية بنظام الكاشير السحابي.
وبعد انتقالنا للحديث عن أنظمة الحوسبة السحابية.
فمن الضروري أن نذكر أبرز خدماتها على الإطلاق.
هناك 3 خدمات معروفة عن أنظمة الحوسبة السحابية، وهما:
الخدمة الأولى: هذه الخدمة يطلق عليها اسم SaaS وهي مخصصة للجمهور العام.
فالتطبيقات توفر في صورة خدمات مثل خدمات تسليم المفتاح وما إلى ذلك من خدمات أخرى يقوم المستخدمين بالاتصال بها من خلال مستعرض للإنترنت أو برامج مخصصة.
على سبيل المثال:
- رسائل الكترونية كرسائل الياهو والجيميل وOutlook إلى آخره.
- مجموعات المكتب على سبيل المثال تطبيقات جوجل أو Office 365.
الخدمة الثانية: يقوم موفر الأنظمة السحابية المعروف باسم PaaS بإدارة نظام التشغيل بالإضافة للأدوات الخاصة به حيث يستطيع العميل أن يقوم بتنصيب التطبيقات الخاصة بها إن تطلب الأمر ذلك بشكل مباشر.
الخدمة الثالثة: البنية التحتية المعروفة باسم IaaS، فهي تثبت نظام التطبيقات والتشغيل بواسطة العملاء على الخوادم التي يقومون بالاتصال بها عند العمل كأنه جهاز حاسب آلي قياسي.
في النهاية، نكون قد قدمنا لك كل ما يخص فوائد استخدام الفواتير الالكترونية بنظام الكاشير السحابي ومعوقاته وما تتضمنه هذه الفواتير بصفة عامة بالإضافة إلى معلومات أخرى عن الأنظمة السحابية.
اتصل بنا الآن للحجز والاستعلام
