دليلك الكامل للفاتورة الالكترونية المطلوبة
انطلاقًا لمواكبة التطورات التكنولوجية التي قامت بها المملكة، أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن بدء التجهيزات لإطلاق منظومة “الفاتورة الالكترونية”. في هذه المدونة سنتعرف على منظومة الفوترة الالكترونية، وعناصر ومتطلبات الفاتورة الالكترونية.
حرصت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لاستبدال فواتير وإيصالات الدفع الورقية بأخرى رقمية والتي يتم تسجيلها داخل نظام محوسب لمواكبة الإجراءات الضريبية العالمية. فما هي منظومة الفوترة الالكترونية؟
منظومة الفوترة الالكترونية
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك هي إحدى الجهات الحكومية في المملكة والتي تهدف إلى القيام بأعمال تحصيل الزكاة والضرائب مما يضمن الالتزام التام من المكلفين بها.
تعتبر منظومة الفوترة الالكترونية إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات وإيصالات الدفع الورقية النمطية إلى عملية الكترونية تسمح بتبادل الفواتير والإشعارات وإيصالات الدفع ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين كلٌ من البائع والمشتري حسب نسقٍ الكتروني متكامل. الفوترة الالكترونية تمكننا من استبدال العملات النقدية المستخدمة في نظام الفواتير الورقية، بعملية الكترونية متكاملة تتيح لكل من البائع والمشتري باستخدام إجراءات الفواتير بصيغة وتنسيق الكتروني متكامل.
الفاتورة الالكترونية (e-invoice)
الفاتورة الالكترونية (e-invoice) هي فاتورة ضريبية يتم إصدارها وإرسالها واستلامها ومعالجتها وتخزينها الكترونيا باستخدام نظام محوسب عن طريق تنسيقات مستندات محددة، وبذلك، تكون الفواتير الالكترونية رقمية طوال دورة حياتها ابتداءً من إصدارها وانتهاءً بأرشفتها.
ويجدر بنا الذكر أن الفواتير المكتوبة بخط اليد والتي يتم نسخها باستخدام الماسح الرقمي (السكانر) أو عن طريق برامج تحرير النصوص أو تحرير الأرقام لا تعتبر فواتير الكترونية. فالفواتير الالكترونية يتم إدخالها وإصدارها وأرشفتها بشكل الكتروني تام، وليس يدويًا.
تندرج الفاتورة الالكترونية تحت فئة الفواتير الضريبية (الخاضعة لضريبة القيمة المضافة التي سنتحدث عنها لاحقًا في المدونة)، لذلك يجب أن تخضع الفاتورة الالكترونية لجميع متطلبات الفاتورة الضريبية، فما هي الفاتورة الضريبية؟
الفاتورة الضريبية هي مستند تجاري رئيسي يتم إصداره في الغالب مِن منشأة إلى منشأة أخرى أو من منشأة إلى أفراد، ويتم إصدارها عند:
- توريد السلع أو الخدمات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
- المدفوعات متعلقة بتوريد السلع أو الخدمات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
- تصدير السلع أو الخدمات من المملكة.
ضريبة القيمة المضافة (VAT)
كمصدر دخل أساسي يساهم في تعزيز ميزانيات الدول، يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة فيما يزيد عن ١٦٠ دولة حول العالم. ضريبة القيمة المضافة هي عبارة عن ضريبة غير مباشرة يتم فرضها على كافة السلع والخدمات التي يتم شراؤها وبيعها من قبل المنشآت.
وكأي فاتورة ضريبية، يجب على الفاتورة الالكترونية أن تحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية الأساسية.
متطلبات وعناصر الفاتورة الضريبية
لم يتم تحديد صيغة محددة لتطبق عند إصدار الفواتير الضريبية، ولكن من الواجب تضمن الفواتير الالكترونية التي سيتم إصدارها في 4 ديسمبر 2021 على مجموعة من التفاصيل، كما نصت اللائحة التنفيذية، وهي:
- نوع الفاتورة
- الإشارة ب “أن الفاتورة أُصدرت من قبل طرف ثالث نيابةً عن..” في حال إصدار الفاتورة نيابةً عن شخص
- الرقم التسلسلي المخصص للفاتورة
- رمز الاستجابة السريع ((QR Code: المعلومات المراد توفرها فيه هي اسم المورد، رقم تسجيل المورد في ضريبة القيمة المضافة، التاريخ والوقت، إجمالي الفاتورة شاملة للضريبة وإجمالي ضريبة القيمة المضافة
- تاريخ إصدار الفاتورة (YYYY-MM-DD)
- اسم وعنوان التاجِر
- الرقم الضريبي
- وصف الخدمة أو السلعة
- سعر الخدمة أو السلعة
- الكمية المباعة
- إجمالي المبلغ (غير شامل لضريبة القيمة المضافة)
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة
- الإجمالي النهائي لقيمة الفاتورة (شاملا ضريبة القيمة المضافة)
أنواع الفوترة الإلكترونية
- فوترة إلكترونية مباشرة: يكون الدفع في هذا النوع مباشرةً من المستهلك إلى محرر الفواتير لإصدار فاتورة إلكترونية من الموقع الإلكتروني التابع للمنشأة المُصدرة للفاتورة.
- فوترة إلكترونية عن طريق وحدة تجميع: يكون الدفع في هذا النوع عادةً عن طريق الموقع الإلكتروني أو التطبيق الخاص بالمصرف الذي يتعامل معه الزبون أو المستهلك.
آلية ومراحل تطبيق منظومة الفوترة الالكترونية
وفقًا للهيئة العامة للزكاة والدخل، سيتم تطبيق نظام الفوترة الالكترونية في جميع أنحاء المملكة على مرحلتين أساسيتين.
المرحلة الأولى:
مرحلة الإصدار: ستطبق ابتداءً من 4 من كانون الأول\ديسمبر من العام 2021م على كل الأطراف المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، باستثناء غير المقيمين في المملكة، من خلال إصدار وحفظ الفواتير الالكترونية عبر نظام محوسب، ويجب أن تكون الفاتورة الالكترونية متضمنة جميع العناصر المطلوبة بناءً على نوع الفاتورة.
المرحلة الثانية:
مرحلة التكامل والربط: ستطبق بشكل مرحلي ابتداءً من 1 من كانون الثاني\يناير من عام 2023م، حيث سيتم ربط أنظمة اصدار الفواتير الالكترونية بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل (بهدف مشاركة البيانات والمعلومات) وسيتم اشعار كافة الأطراف المسجلة في ضريبة القيمة المضافة من الفئة المستهدفة للربط قبل ستة أشهر على الأقل.
شروط إصدار كلٍ من الفواتير الإلكترونية والنظام المستخدم لإصدارها:
بالإضافة إلى أن الفواتير الإلكترونية لا تكون مكتوبة بخط اليد، أو باستخدام برامج تحرير النصوص أو تحرير الأرقام مثل WORD أو EXCEL بصيغة DOC أو PDF أو JPG أو PNG ، أو التي يتم تصويرها، أو التي يتم نسخها باستخدام الماسح الرقمي (السكانر)، حيث يجب استخدام وسيلة إلكترونية تُصدر وتحفظ وترسل الفاتورة بصيغة إلكترونية.
فما المقصود بالوسيلة الإلكترونية؟ وما أمثلتها؟ وما هي المتطلبات الواجب توافرها فيها؟
الوسيلة الإلكترونية هي الجهاز أو النظام الإلكتروني الذي سيستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية، ومن أمثلته الأنظمة المحاسبية وبرامج الكاشير. أما بالنسبة لمتطلباتها، فيجب توافر فيها كلٍ من التالي:
- القدرة على الاتصال بالإنترنت
- وجود نظام محاسبي متوافق مع الأنظمة التقنية للمملكة العربية السعودية، وقابل للعمل مع واجهة برمجة التطبيقات (API)
- الالتزام بضوابط أمن البيانات أو المعلومات أو الأمن الإلكتروني بالمملكة
- توفير نظام حماية ضد التلاعب وكشف أي محاولة للتلاعب من قبل أي مستخدم أو طرف خارجي (anti-tampering)
أي أنه يجب أن يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر برنامج محاسبي إما بصيغة XML 3 أو PDF/A فقط.
متطلبات إضافية متعلقة بضمان أمن المعلومات يتوجب توفرها فِي النظام المستخدم لإصدار الفواتير:
- أن يكون النظام قادرًا على إنشاء ختم تشفير ( (Cryptographic Stamp
وهو توقيع رقمي تقني يُشير إلى موثوقية الفاتورة الإلكترونية، يكون لهذا الختم رمز تعريفي محدد (Identifier Stamp Cryptographic)، ويشار إليه باسم “الختم” أو “stamping“
تقوم بوابة الهيئة العامة للزكاة والدخل بإصدار أختام التشفير وإدارتها، ويقوم الأشخاص المكلفون بالضريبة بتسجيل الدخول إلى بوابة الهيئة العامة للزكاة والدخل من أجل طلب وإدارة أختام التشفير للحلول التقنية المستخدمة في إصدار هذه الفواتير الإلكترونية.
- إنشاء رقم تعريف موحد عالميًا للفاتورة يسمى UUID
يستخدم هذا الرقم لتحديد المعلومات في أنظمة الكمبيوتر المستخدمة لإنشاء وإصدار الفاتورة الإلكترونية، ويكون هذا الرقم فريدًا على مستوى العالم، فيستخدم دون الحاجة إلى التحقق من قاعدة البيانات المركزية.
تلخيص على ما يجب أن تحتويه الفاتورة الإلكترونية حين تُشارَك مع العميل:
- مكتوبة باللغة العربية الفصحى
- أن تشتمل على كل متطلبات الفاتورة الضريبية
- تكون الفواتير بصيغة PDF/A أو XML 3
- أن تُسَلَّم للعميل بصيغة إلكترونية فقط
- يتم طباعة الفاتورة وتُقدم للعميل في نفس اللحظة
مميزات الفواتير الإلكترونية ونظام الفوترة الإلكتروني
زيادة الإنتاجية: من مميزات الفواتير الإلكترونية زيادة الإنتاجية اليومية لأفراد العمل من خلال توفير الوقت والجهد، وبالتالي تزداد عائدات الشركات.
المرونة: تتميز الفاتورة الإلكترونية بالمرونة العالية في معالجتها، على خلاف الفاتورة الورقية النمطية، حيث يمكن إدخال البيانات المطلوبة في دقائق معدودة بكل سهولة، الأمر الذي يجعل عملية إرسال واستقبال ودفع الفاتورة الإلكترونية مرنة باستخدام الطرق المناسبة.
سهولة الاستخدام: تُعرف الفواتير الإلكترونية بسهولة الاستخدام، فعملية إنشائها لا تتعدى عدة ضغطات في نظامٍ محوسبٍ إلكتروني دون الحاجة إلى عناء الطباعة على الأوراق وتوظيف شخص مختص في التوقيعات المتعددة واعتمادات الأختام وغيرها من الأمور المعقدة، كحفظ بيانات العملاء والشركات من أجل إنشاء فواتير مستقبلية أخرى، مع وجود احتمالات وقوع أخطاء من قبل الموظف.
الأمان والسلامة: تعتبر الفواتير الإلكترونية الأكثر أمانًا مقارنةً بالفواتير الورقية، إذ يعتمد النظام الإلكتروني على عملية تشفير قوية تقوم بحماية بيانات المستخدمين، على العكس من الورقية التي تكون عرضة للتلف بمرور الوقت، بالإضافة إلى أساليب التخزين التقليدية التي قد تتسبب في ضياع النسخة الورقية مع عدم وجود بديل لها، بالإضافة إلى كونها اجراء مهم للحد من حالات التستر التجاري.
صلاحية الوصول: تمتاز الفواتير الإلكترونية بصلاحية وصول أعلى من الفواتير الورقية، ويمكننا ذلك من مراجعتها وإجراء عمليات متعددة عليها ومعالجتها بطرقٍ مختلفة في أي وقت، ويعود ذلك إلى مميزاتها في التخزين والحفظ عالية الجودة دون التعرض للتلف.
المظهر الاحترافي: وجود فواتير إلكترونية ذات مظهر متناسق ومرتب يعطي للشركة ميزة مهمة ألا وهي المظهر الاحترافي أمام العملاء، وذلك يرجع إلى استخدام تنسيق موحد بصيغة موحدة، على عكس الفواتير الورقية التقليدية.
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن سياسة حفظ الفواتير الإلكترونية يجب أن تتطابق مع متطلبات الفواتير الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، فما هي متطلبات حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية؟
- حفظ الفواتير والمستندات والسجلات المحاسبية لمدة 6 سنوات على الأقل اعتبارًا من نهاية الفترة الضريبية
- إصدار جميع السجلات والفواتير باللغة العربية فقط
- حفظ كل السجلات في سيرفر يمكننا من الوصول لهذه السجلات
- وجود الخادم في المملكة، وإن كان خارجها يجب وجود محطة طرفية تسمح له بالوصول إلى كافة البيانات المطلوبة
- وجود إجراءات أمنية لحماية البيانات ومنع التلاعب بها
- حق الهيئة مراجعة البرامج المستخدمة في إعداد حسابات الخاضعين للضريبة
سبكس كمزود خدمة فوترة الكترونية:
يلبي نظام سبكس جميع متطلبات الفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وفق الشروط والمعايير المحددة، ما يضمن لك الحصول على نظام متوافق مع اللوائح والقوانين السارية.
يتمتع نظام سبكس بعدة مزايا..
تقارير مبيعات
يمكنك الوصول إلى تقاريرك من هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي أو الكمبيوتر في أي وقت وفي أي مكان تقارير المبيعات اليومية والشهرية، او تحديد فترة معينة عرض الإيرادات ومتوسط المبيعات والأرباح عرض العناصر والفئات الأكثر مبيعاً
دعم الفروع
إدارة سلسلة فروعك من مكان واحد وفي الوقت الحقيقي ومقارنة أدائها ومتابعة المبيعات من خلال تقارير تفصيلية سلسة وواضحة
تصميم إيصالات مخصصة
يمكنك النظام من التعديل والاضافة على بيانات الايصال مثل الشعار، والرقم الضريبية، وعنوان المتجر، وكذلك رقم التواصل
شاشتان للكاشير وللعميل
من خلال شاشة العميل يمكنك عرض الأصناف المسجلة في الفاتورة وأسعارها للعميل. كما يمكنك استخدامها للترويج لاي منتجات اضافية ترغب بعرضها أو مقاطع فيديو دعائية.
فوترة الكترونية
يلبي نظام سبكس جميع متطلبات الفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وفق الشروط والمعايير المحددة، ما يضمن لك الحصول على نظام متوافق مع اللوائح والقوانين السارية.
للحجز والاستعلام يرجى الاتصال بنا أو إرسال رسالة على واتساب.
دليلك الكامل للفاتورة الالكترونية المطلوبة قراءة المزيد »